校园公告

关于做好2012年文件材料立卷归档的通知

各部门:

为切实做好2013年归档工作,确保学校2012年各项工作中形成的文件材料完整归档,实现规范化、科学化管理,现就有关事项通知如下: 
 一、归档范围 
1.各单位文件材料收集归档的具体范围,请按照《北京工商大学档案管理办法》中归档范围和保管期限表执行。凡201211日至1231日形成的、属于归档范围的文件材料都要收集归档。  
2.各单位2012年度举办的重大活动、重要工作形成的具有保存价值的各类文件材料,均要收集归档,其中文件材料较多者的,按活动、工作项目立专题卷。  
3.收集归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。 
二、归档要求及注意事项 
1.凡应收集归档的文件材料,各单位要努力做到文件材料完整、准确、全面。 
2.收集归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准,确保文件材料的有效性。  
3.各归档单位兼职档案员将文件材料收集齐全并进行初步分类之后,应先通知档案馆老师指导验收,准确无误后再进行分类预立卷,编写页号,打印(或填写)卷内目录和案卷移交目录。 
4.纸质文件材料整理立卷的具体操作要求按《北京工商大学档案管理办法》执行。各单位应注意电子文件的收集、归档,各单位形成的有保存价值的音频、视频、图片和文件电子版也可以直接向档案馆移交。
5.请各部门兼职档案员亲自报送档案材料。  
三、归档时间 
1.全校归档时间为31日至630,请各单位在规定的时间内按时立卷归档。 
2.为保证各部门及时完整归档,我们将于56日起在档案馆主页发布《各单位2012年文件材料归档进度表》,及时通报各单位文件材料归档情况。
      业务指导: 张晶晶、王爱群     电话:68984662
      地    址:阜成路校区教二楼102  
 
特此通知
 
                            档案馆
                    2013226
(拟稿:张晶晶  审核:张晓磊  编辑:李杨芸)

来源:档案馆    作者:    发表日期:2013-02-26    阅读次数: