校园公告

关于按时上交2011年度档案材料的通知

各部门:

为了切实做好2011年度全校档案材料的收集工作,确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全,特就有关事项通知如下:  

一、收集归档范围 

1.各单位文件材料收集归档的具体范围,请按照《北京工商大学档案管理办法》中归档范围和保管期限表执行。凡2011111231形成的、属于归档范围的文件材料都要收集归档;  

2.各单位2011年度举办的重大活动、重要工作形成的、具有保存价值的各类文件材料,均要收集归档,其中文件材料较多者的,按活动、工作项目立专题卷;  

3.收集归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。 

二、收集归档要求 

1.凡应收集归档的文件材料,各单位要努力做到文件材料完整、准确、系统,以确保文件材料的真实性和全面反映本单位职能工作情况; 

2.收集归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭据性文件材料的印章、签名等要素要齐全、清晰。各类文件材料用纸、 书写墨迹等要规范、标准,以确保文件材料的有效性;  

3.各归档单位兼职档案员将文件材料收集齐全汇总后进行分类预立卷,经档案馆业务指导人员检查预立卷合格后,再印制页号,并打印(或填写)卷内目录和案卷移交目录一式两份,归档时归档单位与档案馆双方签字后各执一份存查; 

4.纸质文件材料整理立卷的具体操作要求按《北京工商大学档案管理办法》执行。各单位应注意电子文件的收集、归档,各单位形成的有保存价值的数据库、音频、视频、图像库和文本型文件也可以直接向档案馆移交。 

5.档案馆已启用数字档案管理系统,将安排专人指导各单位将归档文件目录上传至本单位系统内。 

三、归档时间 

1.全校归档时间为31630,请各单位在规定的归档时间内按时立卷归档;  

2.档案馆将随时公布各单位文件材料立卷归档情况

3.联系人:王爱群、曹卉

  地址:阜成路校区教二楼102

  电话:68984662

    如有变动,请及时联系档案馆。

特此通知

  

    附录:2011年各部门档案负责人及兼职档案员名单

 

                                         档案馆

                                     2012年3月4

 

(拟稿人:王爱群     审核:张晓磊    编辑:李杨芸)

 


来源:档案馆    作者:档案馆    发表日期:2012-03-01    阅读次数: